Kế toán trưởng có trách nhiệm và quyền hạn gì?

Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của doanh nghiệp, với chức danh này Luật Kế toán số 88/2015/QH13 có một số điều khoản quy định riêng về tiêu chuẩn, trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng

I. Kế toán trưởng được ký thừa ủy quyền trên hóa đơn

Tại Điều 6 Thông tư 156/2013/TT-BTC , Người đại diện pháp luật của Công ty có thể ủy quyền cho Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế, kể cả hóa đơn.

Ngoài ra, theo điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC , Người đại diện pháp luật của Công ty cũng có thể ủy quyền cho Người trực tiếp bán hàng ký hóa đơn. Tuy nhiên, đối với hóa đơn ký theo ủy quyền thì chỉ được đóng dấu vào phía trên bên trái tờ hóa đơn (dấu treo).

II. Không được ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán

Theo sửa đổi tại Khoản 2 Điều 1 Thông tư số 32/2016/TT-NHNN, chỉ có Chủ tài khoản thanh toán mới được ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán của mình. Trước đó, tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 23/2014/TT-NHNN cho phép Chủ tài khoản và Kế toán trưởng ủy quyền cho người khác sử dụng tài khoản thanh toán.

Như vậy, kể từ ngày 1/3/2017, chữ ký trên các ủy nhiệm chi phải là chữ ký của chính Kế toán trưởng đương nhiệm

III. Trách nhiệm theo đuổi hàng chục năm

Theo Khoản 3 Điều 51 Luật kế toán số 88/2015/QH13: “Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán”. Như vậy, trách nhiệm trong thời gian làm kế toán vẫn luôn theo đuổi người kế toán ngay cả khi họ đã nghỉ việc.

Do thời hạn lưu trữ của một tài liệu kế toán kéo dài đến 10 năm (Điều 13 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP) nên người làm kế toán vẫn sẽ chịu trách nhiệm về chữ ký của mình trên các tài liệu đó cho đến khi nó được tiêu hủy.

IV. Doanh nghiệp siêu nhỏ được miễn chức danh Kế toán trưởng

Về nguyên tắc, mỗi doanh nghiệp đều phải có một kế toán trưởng.

Tuy nhiên, nguyên tắc trên không bắt buộc đối với doanh nghiệp siêu nhỏ.

Doanh nghiệp siêu nhỏ được xác định theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 56/2009/NĐ-CP là có rất ít lao động, không quá 10 người.

Doanh nghiệp không phải siêu nhỏ nhưng mới thành lập cũng được phép khuyết chức danh này trong vòng 12 tháng.

Mặc dù không bắt buộc phải có Kế toán trưởng nhưng doanh nghiệp siêu nhỏ và doanh nghiệp mới thành lập phải đảm bảo có người phụ trách kế toán

V. Điều kiện về trình độ đối với Kế toán trưởng

Theo Điều 51; Điều 54 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Kế toán trưởng phải có:

1. Bằng Trung cấp về kế toán trở lên. Trong đó, kế toán trưởng tại doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở lên hoặc doanh nghiệp có vốn nhà nước phải có bằng Đại học

2. Chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng

3. Có ít nhất 2 – 3 năm kinh nghiệm. Riêng Kế toán trưởng tại doanh nghiệp có từ 50% vốn nhà nước phải có ít nhất 5 năm kinh nghiệm (Khoản 5 Điều 21 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP )

VI. Không được vay tiền của của chính Công ty chứng khoán đang làm việc

Theo quy định bổ sung tại Khoản 25 Điều 1 Nghị định số 145/2016/NĐ-CP, Kế toán trưởng (cùng với các thành viên thuộc Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát, Hội đồng thành viên / Hội đồng quản trị) không được vay tiền của Công ty chứng khoán mà mình đang làm việc. Vi phạm quy định này sẽ bị xử phạt từ 150 đến 200 triệu đồng

VII. Kế toán trưởng phải có mặt trong Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán

Theo Luật Kế toán, tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ có thể tiêu hủy. Doanh nghiệp được phép tự lập Hội đồng tiêu hủy nhưng Hội đồng này phải đảm bảo có mặt Kế toán trưởng

VIII. Không được ký thừa ủy quyền Giám đốc Công ty chứng khoán

Trong chế độ kế toán dành riêng cho Công ty chứng khoán, Kế toán trưởng hiện không được phép thừa ủy quyền của Tổng Giám đốc / Giám đốc công ty chứng khoán ký thay trên các chứng từ kế toán.

IX. Hóa đơn do Kế toán trưởng ký “thừa ủy quyền” không được đóng dấu treo

Trường hợp Tổng giám đốc Công ty (người đại diện theo pháp luật) có văn bản ủy quyền cho Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền trên hóa đơn bán hàng thì hóa đơn vẫn đóng dấu tại tiêu thức “Người bán hàng”, không được đóng dấu treo.

X. Kế toán trưởng thừa ủy quyền ký hóa đơn, dấu treo hay dấu ngay chữ ký?

Mặc dù Công văn số 30632/CT-TTHT ngày 16/5/2017 của Cục Thuế TP. Hà Nội cho rằng chữ ký trên Hóa đơn nếu là ký theo ủy quyền thì chỉ được đóng dấu treo, nhưng trước đó, ngày 20/1/2015, tại Công văn số 209/TCT-CS, Tổng cục Thuế lại cho rằng con dấu được phép đóng tại chữ ký của cấp trưởng, cấp phó hoặc của cấp dưới trực tiếp được ủy quyền.

Theo Luật Kế toán, Kế toán trưởng là cấp dưới trực tiếp của Người đại diện pháp luật nên chữ ký của Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền vẫn được đóng dấu ngay tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, tức không phải đóng dấu treo.

XI. Kế toán trưởng Nhà nước được hưởng phụ cấp trách nhiệm theo hệ số 0,2

Hiện nay, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, xếp phụ cấp đối với chức danh Kế toán trưởng trong cơ quan Nhà nước được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 163/2013/TTLT-BTC-BNV. Chức danh này được hưởng phụ cấp trách nhiệm công việc theo hệ số là 0,2.

XII. Kế toán trưởng có được ký công văn gởi cơ quan Thuế?

Theo quy định tại Điều 5, Điều 6 Thông tư số 156/2013/TT-BTC , các văn bản giao dịch với cơ quan Thuế phải do Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký. Trường hợp giao cho cấp phó ký thay thì phải có Giấy ủy quyền nộp cùng lúc với hồ sơ giao dịch ban đầu trong khoảng thời gian ủy quyền. Văn bản uỷ quyền phải quy định cụ thể thời hạn, phạm vi uỷ quyền.

Theo đó, trường hợp Kế toán trưởng ký tên trên các văn bản giao dịch với cơ quan thuế phải đảm bảo đã nộp hoặc kèm theo Giấy ủy quyền thì văn bản mới được tiếp nhận.

XIII. Tiêu chuẩn bổ nhiệm Kế toán trưởng

Hiện đang tồn tại 2 Quy chế bổ nhiệm kế toán trưởng. Trong đó:

• Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm kế toán trưởng làm việc trong các cơ quan Nhà nước, Hiệp hội, đơn vị sự nghiệp công lập và ngoài công lập… căn cứ theo Thông tư Liên tịch số 163/2013/TTLT-BTC-BNV ngày 15/11/2013. Nhiệm kỳ của Kế toán trưởng làm việc trong khu vực Nhà nước là 5 năm, sau 5 năm phải tiến hành bổ nhiệm lại

• Đối với doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp Nhà nước, Chi nhánh, VPĐD nước ngoài… việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Kế toán trưởng căn cứ theo Thông tư Liên tịch số 13/2005/TTLT-BTC-BLĐTBXH ngày 07/02/2005

XIV. Mua bán chứng khoán của Công ty đang làm việc phải đúng hạn

Nếu bạn đang là kế toán trưởng của một Công ty đại chúng (công ty có cổ phiếu niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán) và nếu có mua bán chứng khoán của chính công ty này thì phải đảm bảo mua – bán đúng thời hạn quy định.

Nếu vi phạm, sẽ bị xử phạt từ 50 đến 70 triệu đồng

XV. Kiêm nhiệm Trưởng phòng, Kế toán trưởng không được hưởng thêm phụ cấp

Đây là quy định trong Công ty 100% vốn Nhà nước, chỉ mang tính tham khảo đối với doanh nghiệp vốn tư nhân.

Trong Công ty Nhà nước, trường hợp Kế toán trưởng kiêm nhiệm thêm chức trưởng phòng chuyên môn, nghiệp vụ thì chỉ được được xếp lương chức vụ Kế toán trưởng, không được hưởng thêm phụ cấp trưởng phòng.

XVI. Người nước ngoài có được làm Kế toán trưởng tại Việt Nam?

Luật Kế toán hiện hành số 88/2015/QH13 và Luật Kế toán trước đây số 03/2003/QH11 không bắt buộc Kế toán trưởng phải là công dân Việt Nam. Do đó, người nước ngoài nếu có Giấy phép lao động phù hợp với ngành nghề tài chính – kế toán vẫn có thể được bổ nhiệm làm Kế toán trường.

Theo quy định tại điểm c Khoản 1 Mục IV Thông tư Liên tịch số 13/2005/TTLT-BTC-BLĐTBXH, người nước ngoài để được bổ nhiệm làm kế toán trưởng trong các doanh nghiệp FDI hoặc doanh nghiệp Việt Nam phải một trong các loại Chứng chỉ sau:

• Chứng chỉ chuyên gia kế toán hoặc chứng chỉ kế toán, kiểm toán do tổ chức nước ngoài cấp được Bộ Tài chính Việt Nam thừa nhận;
• Chứng chỉ hành nghề kế toán hoặc Chứng chỉ kiểm toán viên do Bộ Tài chính Việt Nam cấp;
• Chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng theo quy định của Bộ Tài chính;

Đồng thời phải đảm bảo đủ các điều kiện:

1. Có thâm niên làm việc kế toán ít nhất 2 năm, trong đó có 1 năm làm kế toán tại Việt Nam

2. Không thuộc đối tượng bị cấm làm kế toán theo Luật Kế toán

3. Được phép cư trú tại Việt Nam từ 1 năm trở lên, tức phải có thẻ thường trú